1. Загальні положення
1.1. Відділ ведення Державного реєстру виборців виконкому Покровської районної в місті ради (надалі – відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету районної в місті ради.
1.2. Відділ утворюється й ліквідується відповідно до ст. 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» рішенням районної в місті ради в межах затвердженої нею структури за пропозицією голови районної у місті ради.
1.3. Відділ підзвітний й підконтрольний районній в місті раді, підпорядкований її виконавчому комітету та голові районної у місті ради.
1.4. Відділ має бланк зі своїм найменуванням, печатку та штампи.
1.5. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, рішеннями міської та районної в місті рад та їх виконавчих комітетів, розпорядженнями міського голови та голови районної у місті ради, у межах делегованих повноважень – постановами Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади, Регламентом виконкому районної в місті ради, Системами управління якістю та інформаційною безпекою, Інструкцією з діловодства в органах місцевого самоврядування міста, а також цим Положенням.
2. Основні завдання та функції
Основними завданнями та функціями відділу ведення Реєстру є:
2.1. Ведення Державного реєстру виборців (далі - Реєстр), до якого вносяться відомості про громадян України, що мають право голосу відповідно до статті 70 Конституції України (далі – виборці) і проживають або перебувають на території району.
2.2. Складання та уточнення списків виборців для проведення виборів і референдумів.
Покладення на відділ завдань, що виходять за межі його компетенції, не допускається.
3.Обов’язки
3.1. Забезпечення ведення Реєстру, що передбачає здійснення організаційно-правової підготовки та виконання в режимі записування таких дій:
3.1.1 унесення запису про виборця до бази даних Реєстру;
3.1.2 унесеня змін до персональних даних виборців, що містяться в базі даних Реєстру (далі – персональні дані Реєстру);
3.1.3 знищення запису Реєстру на підставах і у спосіб, що встановлені Законом України «Про Державний реєстр виборців» (далі – Закон) та рішеннями розпорядника Реєстру, прийнятими згідно із Законом;
3.1.4 візуальний та автоматизований контроль за повнотою та коректністю персональних даних Реєстру.
3.2. Ведення обліку всіх дій щодо зміни бази даних Реєстру в порядку та за формою, що встановлені розпорядником Реєстру;
3.3. Забезпечення відповідно до законодавства захисту Реєстру під час його ведення, у тому числі дотримання вимог функціонування комплексної системи захисту інформації в автоматизованій інформаційно-телекомунікаційній системі "Державний реєстр виборців".
3.4. Визначення на підставі відомостей про виборчу адресу виборця номер виборчого округу, округу з референдуму та номер виборчої дільниці, дільниці референдуму, до яких відноситься виборець.
3.5. У визначеному чинним законодавством порядку розгляд звернень громадян з питань, пов’язаних з діяльністю відділу.
3.6. Проведення у разі потреби перевірки відомостей про особу, зазначених у заяві про включення до Реєстру чи зміну її персональних даних, унесених до Реєстру.
3.7. Надсилання на виборчу адресу виборця повідомлення про його включення до Реєстру за формою, встановленою розпорядником Реєстру.
3.8. Надсилання на виборчу адресу виборця повідомлення про внесення змін до його персональних даних, унесених до Реєстру.
3.9. Надання на письмовий запит виборця, поданий у встановленому Законом порядку, відповідної інформації з Реєстру.
3.10. Здійснення періодичого поновлення, а також уточнення персональних даних Реєстру.
3.11. Забезпечення у разі призначення виборів чи референдумів складання, уточнення та виготовлення списків виборців на виборчих дільницях, дільницях референдуму відповідно до законодавства.
3.12. Здійснення відповідно до законодавства заходів щодо тимчасової зміни місця голосування виборця без зміни його виборчої адреси.
3.13. Виготовлення іменних запрошень виборцям на вибори чи референдуми у випадках, передбачених законодавством.
3.14. Отримання від дільничних виборчих комісій відомостей про зміни, унесені ними до уточнених списків виборців, для опрацювання у встановленому Законом порядку.
3.15. Проведення перевірки звернень політичних партій, розгляд запитів виборчих комісій в установленому Законом порядку.
3.16. Надання необхідної інформації на запит суду стосовно уточнення відомостей про виборця, у зв’язку з розглядом адміністративної справи щодо уточнення списку виборців.
3.17. Надання в установленому законом порядку статистичної інформації про кількісні характеристики виборчого корпусу на підставі відомостей Реєстру.
3.18. Проведення перевірки некоректних відомостей Реєстру, виявлених розпорядником Реєстру.
3.19. Формування подання до Центральної виборчої комісії щодо виборчих дільниць, які існують на постійній основі, за наданими суб’єктами їх внесення відомостями.
3.20. Здійснення обліку виборчих дільниць, які існують на постійній основі.
3.21. Унесення до Реєстру даних про номери і межі одномандатних, територіальних виборчих округів після отримання від територіальних виборчих комісій рішення про утворення таких округів.
3.22. Передавання до Центральної виборчої комісії змісту рішень та повідомлення виборчих комісій у передбачених законодавством випадках.
3.23. Здійснення налаштування та супроводження програмного і технічного забезпечення Реєстру.
3.24. Забезпечення здійснення у визначеному порядку надання інформації на виконання документів, які надійшли з вищих органів в електронному вигляді та на паперових носіях.
3.25. Забезпечення функціонування та постійного вдосконалення систем управління якістю та інформаційною безпекою у виконкомі районної в місті ради.
3.26. Підготовка розпоряджень голови районної у місті ради з питань забезпечення функціонування систем управління якістю та інформаційною безпекою.
4. Права
Відділ ведення Реєстру має право:
4.1. Одержувати в установленому порядку від виборців, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, виборчих комісій, комісій референдуму, закладів, установ та організацій, їх посадових осіб інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
4.2. Готувати і скликати у встановленому порядку наради з питань, що належать до компетенції відділу.
4.3. Брати участь у засіданнях, семінарах, нарадах при розгляді питань, які належать до компетенції відділу.
4.4. Брати участь у засіданнях районної в місті ради та її виконавчого комітету.
5.Організація роботи
5.1. Відділ працює відповідно до перспективних і поточних планів, що затверджуються рішенням виконкому районної в місті ради, та календарних планів роботи виконавчого комітету, що затверджуються головою районної у місті ради.
5.2. Прийом на роботу працівників відділу здійснюється відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» головою районної у місті ради на конкурсній основі або за іншою процедурою, передбаченою чинним законодавством України.
5.3. Відділ очолює завідувач. У разі відсутності завідувача його обов’язки виконує головний спеціаліст.
5.4. Завідувач відділу:
5.4.1 несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, законність прийнятих ним рішень;
5.4.2 визначає обов’язки працівників відділу та здійснює контроль за їх виконанням;
5.4.3 видає в межах повноважень відділу накази, організовує та контролює їх виконання;
5.4.4 представляє відділ в усіх установах, підприємствах та закладах;
5.4.5 формує кадровий резерв на працівників відділу;
5.4.6 подає пропозиції голові районної у місті ради щодо:
5.4.6.1 заміщення вакансій у відділі;
5.4.6.2 присвоєння посадовим особам чергових рангів;
5.4.6.3 заохочення працівників відділу за результатами роботи;
5.4.6.4 структури відділу;
5.4.6.5 установлення розміру надбавок посадовим особам;
5.4.6.6 застосування стягнень за порушення трудової та виконавської дисципліни.
5.5. Відділ утримується за рахунок коштів районного в місті бюджету. Штатний розпис і фонд оплати праці працівників відділу визначається головою районної у місті ради в межах загальної чисельності оплати праці працівників виконкому районної в місті ради.
5.6. Працівники відділу ведення Реєстру виконують обов’язки відповідно до посадових інструкцій.